Akteneinsicht: Überblick

Akteneinsicht: Fragen / Probleme

• Wie und wo überhaupt Akteneinsicht beantragen
• Akteneinsicht unzulässigerweise oft nur mit Anwalt
• Lediglich auszugsweise Akteneinsicht
• Akteneinsicht wird verweigert und verzögert – „Salamitaktik“
• Oft nur Akteneinischt durch Anfertigung von Fotos gestattet
• Akteneinsicht ordnungswidrig nur „vor“ Ort
• Nur einmal im Monat Akteneinsicht für eine halbe Stunde
• Nur unter undurchsichtigen Kosten Akteneinsicht
• Akteneinsicht auch elektronisch?
• Nur einmalig Akteneinsicht möglich?
• Akteneinsicht nach DSGVO – Reichweite des Informationsanspruches

Akteneinsicht ist Voraussetzung

Erfahrungsgemäß ist die Akteneinsicht der Grundstein erfolgreicher Verfahren. So ermöglicht die Akteneinsicht bzw. Information in bildungsrechtlichen Verfahren, also insbesondere bei Prüfungsanfechtungen, in Verfahren für Hochschulrecht und Prüfungsrecht, überhaupt erst eine erfolgversprechende Wahrnehmung Ihrer Interessen.

Ohne Einsicht in die über Sie geführten prüfungsrechtlichen Akten genommen zu haben, ist eine realistische Einschätzung der zugrunde liegenden Tatsachen grundsätzlich ausgeschlossen. Ohne Akteneinsicht ist die Tatsachenbasis unklar. Sie müssen beispielsweise wissen, ob es Bewertungsfehler bei der Leistungsbeurteilung gab. Gab es in Ihrem Prüfungsverfahren oder Hochschulverfahren Verfahrensfehler? Welche sonstigen Tatsachen liegen in Ihrem Fall zugrunde, die Ihre Universität oder Behörde bei einem Widerspruch heranziehen wird?

Beispielsweise sind Ihre nach einer mündlichen der praktischen Prüfung eigens angefertigten Gedächtnisprotokolle grundsätzlich nur selten geeignet, den teilweise gut organisierten Prüfungsausschüssen etwas entgegenzusetzen und das Verfahren erfolgsträchtig zu betreiben.

Daher ist es essentiell, dass Sie Akteneinsicht nehmen. Es geht um die sog. Waffengleichheit. Eine Prüfungsanfechtung ohne Akteneinsicht ist regelmäßig sinnlos. Sie brauchen die Bewertungsgrundlagen der Prüfer/innen. So können Sie sich gegen belastende Maßnahmen der Hochschulen bzw. Prüfungsämter effektiver wehren. Akteneinsicht kann aber auch für Sie positive Entscheidungen relevant sein. Die Akteneinsicht ist aber auch für viele anderen Konstellationen ebenfalls denkbare Voraussetzung.

Ihr Anspruch auf Akteneinsicht

Die Akteneinsicht fußt auf mehrere Rechtsgrundlagen. Vor den verfassungsrechtlichen Hintergrund aus Art. 19 Abs. 4 GG (Gebot des effektiven Rechtsschutzes) und dem Grundsatz der Chancengleichheit aus Art. 3 Abs. 1 GG gibt es neben den jeweiligen Studien- und Prüfungsordnungen, landesrechtlichen speziellen Vorschriften insbesondere das bundesgesetzlich normierte Recht auf Akteneinsicht aus § 29 VwVfG:

„Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist.“

Ergänzend ist die Prüfungsbehörde bei der Akteneinsicht gehalten, soweit erforderlich, Auskünfte über die dem Prüfling im Prüfungsverfahren zustehenden Rechte und Pflichten zu erteilen. Daneben greifen regelmäßig allgemeine Grundsätze des Prüfungsrechts oder die ständige Informationspraxis der Behörden für das Recht auf Akteneinsicht. Auch gewährleisten die Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder Akteneinsicht in die Verarbeitung personenbezogener Daten, vgl. § 1 Abs. 1 IFG Bund oder beispielsweise § 3 Abs. 1 IFG Berlin. Flankiert wird das Recht auf Akteneinsicht bzw. der Anspruch auf die Person betreffenden Informationen durch Art. 15 DSGVO. Dessen Reichweite ist im Kontext der Akteneinsicht Gegenstand vieler gerichtlicher Verfahren. Oftmals finden sich in einigen gesetzlichen Tatbeständen jedoch (versteckte) Vorschriften, die das Recht auf Akteneinsicht inhaltlich beschränken, ausschließen oder sogar zeitlich befristen.

Akteneinsicht: Information aus der Praxis

Die Bereitschaft für vollständige Gewährung von Akteneinsicht fällt unterschiedlich aus. Die Möglichkeiten der Akteneinsicht variieren dabei erheblich von Prüfungsamt zu Prüfungsamt, von Hochschule zu Hochschule und von Bundesland zu Bundesland. Pauschale Aussage zur Akteneinsicht lassen sich daher nicht treffen. Aber wir kennen die grundsätzliche Praxis:

• Einige Prüfungsämter gewähren sofort und vollumfänglich Akteneinsicht. Klausuren, Sachverhalte, Protokolle bzw. die gesamte Prüfungs- bzw. Verfahrensakte werden teilweise in einigen Tagen zugeschickt. Inzwischen wird zunehmend eine elektronische Akteneinsicht, z.B. per PDF, favorisiert.
• Andere Behörden reagieren bei der Akteneinsicht hingegen teilweise gar nicht oder übermitteln lediglich Fragmente der Ihnen grundsätzlich zustehenden Informationen. Selten werden vor der Akteneinsicht unzulässigerweise Bestandteile entnommen oder sogar falsche Akten übermittelt.
• Es gibt aber auch Fälle, bei denen hunderte von Papierseiten lose und ungeordnet bei der Akteneinsicht verschickt werden. Teilweise wird den Prüflingen eine nur einmal im Monat stattfindende Akteneinsicht für 30 Minuten vor Ort gewährt.
• Bei einer Akteneinsicht wurden Kopiermaschinen vorenthalten. Eine Bezahlung gelang nur über eine Chipkarte oder mit bestimmten Münzen. Skurril war der Fall, bei dem Kopien und Mobiltelefone verweigert worden sind, und überaus fragwürdig auf die „gute alte Fotokamera“ verwiesen worden ist. Akteneinsicht mal anders.
• Höchst bedenklich war auch die Vorgehensweise eines juristischen Prüfungsamtes. Bei der Akteneinsicht wurde das Prüfungsprotokoll über die besonderen Vorkommnisse erst aushändigt, als deren Existenz bestritten worden ist. Wesentliche Passagen wurden dann sogar noch rechtswidrig mit Klebezetteln verdeckt und dieser Auszug dann noch als „öffentliche“ Urkunde bezeichnet.

Akteneinsicht: Wie und wann?

Regelmäßig ist es daher ratsam, dass ein Rechtsanwalt Akteneinsicht für Sie beantragt. So ist grundsätzlich gewährleistet, dass Sie effektiv und zielgerichtet an die relevanten Informationen gelangen können. Für Ihre Prüfungsanfechtung oder Ihr Anliegen aus dem Hochschulrecht oder Schulrecht. Sie können zwar selbst Akteneinsicht beantragen. Mit der anwaltlich geltend gemachten Akteneinsicht können gleichwohl bereits im Vorfeld des eigentlichen Verfahrensganges viele der Problemfelder sowie unnötige Scherereien vermieden werden. Dies gelingt insbesondere aufgrund der gewonnenen Erfahrungen und Kenntnisse über die jeweiligen Prüfungsbehörden und deren verwaltungsrechtliche Handhabung der Akteneinsicht.

Häufig wird die Akteneinsicht mit der Einlegung des Widerspruches kombiniert. Wir setzen die Akteneinsicht im Zweifel auch in einem einstweiligen Rechtsschutzverfahren für Sie durch. Immer dann, wenn die Akteneinsicht von den Prüfungsämtern trotz eines beispielsweise drohenden Erinnerungsverlustes von den beteiligten Prüfern an eine mündliche oder praktische Prüfung vorenthalten wird. Oder Informationen lediglich häppchenweise freigegeben werden. Oder wenn auf den Antrag auf Akteneinsicht keine oder lediglich eine ungenügende Reaktion erfolgt. Spätestens im gerichtlichen Verfahren werden die Prüfungsbehörden zur Gewährung von Akteneinsicht angehalten.

Im Übrigen können Sie nicht nur wegen unserer beruflichen anwaltlichen Verschwiegenheitsverpflichtung versichert sein, dass wir Ihre aus der Akteneinsicht gewonnenen Informationen vertraulich behandeln und nicht an Dritte weitergegeben.

Akteneinsicht: Zusammenfassung

Die Akteneinsicht

• Ist für die Wahrung Ihrer Interessen grundsätzlich unabdingbare Voraussetzung
• Sollte wegen der Probleme grundsätzlich anwaltlich beantragt werden
• Hält einige Fallstricke bereit, die sich jedoch überwiegend vermeiden lassen
• Kann von Ihnen grundsätzlich auch mehrmals beansprucht werden
• Setzen wir für Sie nötigenfalls in einem einstweiligen Verfahren durch

Melden Sie sich für die Akteneinsicht bei uns!

Die Akteneinsicht in für jedes Verwaltungsverfahren stets der Ausgangspunkt der anwaltlichen Tätigkeit. Daher führen wir für Sie die Akteneinsicht insbesondere bei Folgenden bildungsrechtlichen Verfahren durch:

• Prüfungsanfechtung (Akteneinsicht bei Prüfungsanfechtung)
• Plagiatsvorwürfe (Akteneinsicht bei Plagiatsvorwürfen)
• Täuschungsvorwürfe (Akteneinsicht bei Täuschungsvorwürfen)
• Ordnungsmaßnahmen (Akteneinsicht bei Ordnungsmaßnahmen)
• Prüfungsrücktritt (Akteneinsicht bei Prüfungsrücktritt)
• Bewertungsfehler (Akteneinsicht bei Bewertungsfehler)
• Verfahrensfehler (Akteneinsicht bei Verfahrensfehler)
• Entscheidungen von Prüfungsausschüssen (Akteneinsicht)
• Widerspruch (Akteneinsicht bei Widerspruch)
• Befangenheit (Akteneinsicht bei Befangenheit)
• Prüfungsbescheid (Akteneinsicht bei Prüfungsbescheid)

Diese Liste ist natürlich nicht abschließend für alle denkbaren Konstellationen der Akteneinsicht.